Politique de confidentialité de la plateforme Kolsquare

Informations obligatoires 

Dernières modifications le 5 mars 2025 

La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») a vocation à informer les Utilisateurs et KOLs du traitement de leurs données personnelles (ci-après : les « Données Personnelles ») que réalise Kolsquare lorsqu’ils utilisent la Plateforme ainsi que les règles que Kolsquare applique lorsqu’elle traite ces Données Personnelles en qualité de responsable du traitement. 

La Politique de confidentialité complète les CGU de la Plateforme. Les termes en majuscule qui ne sont pas définis dans la Politique de Confidentialité ont la signification qui leur est données dans les CGU. 

En utilisant la Plateforme, les Utilisateurs et KOL sont liés par la Politique de Confidentialité, qui peut être modifiée ou mise à jour à tout moment. Toute modification sera mise en ligne sur la Plateforme. Kolsquare invite ainsi les Utilisateurs et KOL à consulter régulièrement la Politique de Confidentialité. Si les modifications ou mises à jour concernent des éléments pour lesquels le consentement des Utilisateurs et KOLs avait été requis, Kolsquare en informera les Utilisateurs afin d’obtenir leur consentement de nouveau.

1. Qui est le responsable de traitement ?

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel est Kolsquare, société par actions simplifiée au capital de 19.116 euros, dont le siège social est situé 124 rue Réaumur – 75002 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 529 297 483, représentée par son Président, Monsieur Quentin Bordage, qui propose les Services (ci-après, désignés ensemble : « Nous »).

2. Quelles sont les activités de traitement de Données Personnelles mises en œuvre par Koslquare ?

Lorsque Kolsquare collecte et traite les Données Personnelles des Utilisateurs et KOLs, elle s’engage à les traiter conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite « Informatique et Libertés » ainsi que le Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ensemble, la « Règlementation Applicable »).

Kolsquare s’engage notamment à recueillir et traiter les Données Personnes de façon loyale, licite, pour des finalités précises et légitimes et en respectant les droits des Utilisateurs et KOLs

Kolsquare utilise les Données Personnelles des Utilisateurs et KOLs pour :

• la création d’un Compte sur la Plateforme (KOLs ou Utilisateurs). Le traitement est fondé sur les CGU qui lient les KOLs et Utilisateurs à Kolsquare ;

•  la constitution de la base de données des KOLs (y compris des KOLs non-inscrits sur la Plateforme dont le profil est public sur les réseaux sociaux). Kolsquare traite, dans ce cas, les Données Personnelles des KOLs sur le fondement de son intérêt légitime lequel consiste à enrichir sa base de données avec des informations publiques ;

• permettre aux KOLs de gérer leur profil sur Community et notamment de mesurer leur influence sur leurs différents réseaux sociaux, recevoir des offres de partenariats des Clients et d’échanger avec les Utilisateurs (base légale : CGU qui lient le KOL et Kolsquare) ; 

• permettre aux Utilisateurs d’un même Client de communiquer pour piloter leurs Campagnes et d’échanger avec les KOLs, ainsi que de synchroniser leur compte Gmail avec la Plateforme (base légale : CGU qui lient le Client et les Utilisateurs à Kolsquare) ; 

• permettre aux Utilisateur de constituer de recherches des KOLs, constituer des carnets d’adresse de KOLs et mesurer les performances des Campagnes Plateforme (base légale : CGU qui lient le Client et les Utilisateurs à Kolsquare) ;

• la gestion de la facturation des Clients Plateforme (base légale : CGU et contrat qui lient le Client à Kolsquare) ;

• l’amélioration de la Plateforme selon les retours des Utilisateurs et KOLs et régler les problèmes de dysfonctionnement de la Plateforme (base légale : intérêt légitime de Kolsquare, lequel consiste à améliorer ses produits et services pour répondre aux besoins et/ou demandes des Utilisateurs et/ou KOLs) ;

• mesurer et analyser l’audience de la Plateforme ainsi que les contenus consultés, ses performances, détecter des problèmes de navigation et proposer des contenus personnalisés (base légale : intérêt légitime de Kolsquare, lequel consiste à permettre le bon fonctionnement de la Plateforme) ;

• gérer la relation commerciale avec les Clients et Kols et, le cas échéant, les précontentieux ou contentieux (base légale : exécution du contrat avec les Clients et intérêt légitime de Kolsquare en cas de contentieux)

• organiser le paiement des missions du KOL par le biais de notre partenaire de paiement (pouvant agir lui-même en tant que Merchant of Record le cas échéant grâce à l’intégration d’un ou plusieurs prestataires de paiements sur son outil) et assurer la gestion et la supervision des flux financiers dans ce cadre ;

• l’anonymisation des Comptes, le cas échéant, ou des Données Personnelles des KOLs afin de réaliser des analyses du secteur et du marché ou de profilage démographique (base légale : intérêt légitime de Kolsquare, lequel consiste à proposer des études de marché) ;

• répondre aux demandes KOLs ou Utilisateurs signalant un contenu inapproprié ou illicite (base légale : obligation légale de Kolsquare) ;

• le retrait ou la suppression de la base de données des KOLs n’ayant pas respecté tout ou partie des CGU ou ne souhaitant plus faire partie de la base de données de Kolsquare (base légale : CGU qui lient Kolsquare aux KOLs).

3. Quelles sont les données traitées par Kolsquare ?

Dans le cadre de la Plateforme, Kolsquare est amenée à collecter les Données Personnelles suivantes : 

• pour les KOLs : 

• Données d’identification* : nom, prénom, date de naissance, pseudo/alias, âge, nationalité, information de contact, photographies, vidéos, son et description physique le cas échéant ;
• Données relatives à la vie personnelle* : réseaux sociaux et/ou sites utilisés et publications postées sur les réseaux sociaux, habitudes de vie ;
• Données relatives à la vie professionnelle* (notamment à l’aide de notre partenaire prestataire de paiement) : CV, types de prestations, numéro URSSAF ou SIRET, Code APE, métier, si applicable le numéro TVA, l’identité du représentant légal de la société et informations relatives aux missions exécutées auprès des clients ;
• Informations d’ordre économique et financier : Rémunérations et/ou estimation du KOL pour les partenariats ;
• Données de connexion* : données de navigation (cookies) et adresse IP ;
• si les KOLs se connectent à leur Compte depuis le compte d’un autre réseau social (tel que Instagram, TikTok ou Twitter), le réseau social pourra communiquer à Kolsquare les informations du profil du KOL à Kolsquare ainsi que toute les informations dont le KOL aura autorisé la divulgation ;

• pour les Utilisateurs :

• Données d’identification* : nom, prénom, identifiant et, le cas échéant, photographie ;
• Données relatives à la vie professionnelle : adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel, poste et employeur (Client) ;
• Données de connexion* : données de navigation (cookies) et adresse IP ;
• Toute autre information que l’Utilisateur transmettrait sur la Plateforme.

Kolsquare collecte les Données Personnelles soit directement auprès des Utilisateurs et/ou des KOLs (lors d’échanges, notamment téléphonique, ou via les formulaires du Site) soit indirectement par l’intermédiaire des tiers (Client, sites internet, réseaux sociaux, cookies tiers, etc.). 

Les Données Personnelles identifiées par un astérisque sont obligatoires pour l’utilisation de la Plateforme.

Les Utilisateurs et KOLs sont tenus de fournir à Kolsquare leurs données de façon sincère, exacte, véritable et de les mettre à jour dès que cela s’avèrerait nécessaire

4. Quelles sont les bases légales des traitements réalisés ?

Selon les traitements identifiés ci-dessus, il est rappelé au besoin que les bases légales de Kolsquare pour le traitement des Données Personnelles sont systématiquement les suivantes :

• Exécution du contrat entre nous (conditions générales d’utilisation ou conditions générales d’abonnement) ; 
• Obligation légale ; 
• Intérêt légitime ; 
• Consentement (si applicable pour les cookies notamment).

5. Combien de temps Kolsquare conserve les Données Personnelles ?

Kolsquare conserve les Données Personnelles des Utilisateurs et KOLs pendant toute la durée de leur utilisation de la Plateforme.

Kolsquare conserve ensuite les Données Personnelles sur une base intermédiaire, avec accès restreint, pendant une durée de cinq (5) ans, ou, en cas de contentieux, pendant toute la durée du contentieux.

6. Quels sont les transferts de Données Personnelles réalisés par Kolsquare ?

Dans le cadre de la gestion de la Plateforme, Kolsquare peut transmettre les Données Personnelles des Utilisateurs et KOLs à plusieurs destinataires, notamment ses prestataires de services et partenaires. 

Les destinataires des Données Personnelles des Utilisateurs et KOLs sont notamment les suivants :

• les Utilisateurs pourront recevoir les Données Personnelles des KOLs tandis que les KOLs pourront recevoir les Données Personnelles des Utilisateurs lorsque ces derniers souhaitent les contacter ;

• Google Cloud Platform, qui est l’hébergeur de la Plateforme et dont les serveurs sont situés en Belgique ;

• HubSpot et Salesforce, qui sont les outils de gestion de la relation client utilisés par Kolsquare, dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Kolsquare a conclu avec ces prestataires les clauses contractuelles types de la Commission Européenne afin de protéger le transfert de Données Personnelles vers les États-Unis ;

• Novity, qui est le prestataire accompagnant Kolsquare à constituer la base de données des KOLs, dont les serveurs sont localisés à Madagascar. Kolsquare et Novity ont conclu les clauses contractuelles types de la Commission Européennes afin de protéger les Données Personnelles ; 

Google, lors de la synchronisation du compte Gmail à Kolsquare. Dans ce cas, l'utilisation par Kolsquare et le transfert à toute autre application des informations reçues des API de Google respecteront les règles relatives aux données des utilisateurs des services API de Google, y compris les exigences d'utilisation limitée ;

• Tout prestataire de paiement susceptible d’ouvrir un compte de paiement permettant au KOL de recevoir un paiement pour les missions effectuées sur la Plateforme (à la date des présentes, le prestataire retenu est la société Gigapay, laquelle met en œuvre un traitement de données selon sa propre politique de confidentialité accessible via le lien suivant : https://www.gigapay.co/legal/privacy-policy) ; 

• Si Kolsquare fait l’objet d’une fusion-acquisition ou fusion-absorption par une société tierce, les Données Personnelles lui seront transmises. Dans ce cas, Kolsquare en informera les Utilisateurs et les KOLs.

Kolsquare s’est assuré de la conformité avec le RGPD des traitements réalisés par ses sous-traitants. Kolsquare a mis en place les mesures nécessaires au regard de la sensibilité des données traitées, pour garantir leur sécurité et éviter, notamment, leur divulgation à des tiers non autorisés. 

Si applicable dans le cadre des outils que nous utilisons, vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants :

• soit les données sont transférées dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, conformément à l’article 45 du RGPD : dans ce cas, ce pays assure un niveau de protection jugé comme suffisant et adéquat aux dispositions du RGPD.

• soit les données sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données n’a pas été reconnu comme adéquat au RGPD : dans ce cas ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l’article 46 du RGPD, adaptées à chaque prestataire, notamment de façon non exhaustive la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, l’application de règles d’entreprises contraignantes ou en vertu d’un mécanisme de certification approuvé.

• soit les données sont transférées sur le fondement de l’une des garanties appropriées décrites au Chapitre V du RGPD.

7. Sécurité des données 

Kolsquare met en œuvre les mesures administratives, physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Personnelles afin de garantir leur confidentialité et un niveau de sécurité adapté au regard des risques d'accès accidentels, non autorisés ou illégaux, de divulgation, d'altération, de perte ou encore de destruction des Données Personnelles. 

Dans l'éventualité où Kolsquare prendrait connaissance d'un accès illégal ou d’une violation des Données Personnelles stockées sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires, ou d'un accès non autorisé ayant pour conséquence la réalisation de risques élevés pour les droits et libertés fondamentales des Utilisateurs et KOLs, Kolsquare prendra les mesures nécessaires pour limiter les préjudices pouvant en résulter, notifiera la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés et en informera les Utilisateurs et Kols. 

8. Vos droits 

Les Utilisateurs et KOLs disposent de différents droits sur leurs Données Personnelles. Ils peuvent exercer tout ou partie des droits suivants auprès de Kolsquare :

• droit d’accès, qui permet aux Utilisateurs et KOLs de connaître les informations que Kolsquare détient à leur égard et les raisons pour lesquelles Kolsquare les utilise ;

• droit de rectifier ou faire rectifier leurs Données Personnelles qui seraient inexactes ou incomplètes ;

• droit à l’effacement de leurs Données Personnelles. Ce droit permet d’obtenir que l’effacement des données que détient Kolsquare, sous réserve des données que Kolsquare doit conserver pour répondre à une obligation légale ou pour défendre ses droits en justice ;

• droit à la portabilité des données, qui permet aux Utilisateurs et KOLs de recevoir les Données Personnelles les concernant dans un format structuré, couramment utilisé, et lisible, ou de demander à Kolsquare de les transmettre à une autre société ;

• droit à la limitation du traitement des données. Dans ce cas, Kolsquare n’utilisera plus les données des Utilisateurs et KOLs mais pourra les conserver afin de répondre à ses obligations légales ou pour la défense de ses droits en justice ;

• droit d’opposition au traitement des données, lorsque Kolsquare utilise les données des Utilisateurs et KOLs pour ses intérêts légitimes. Les Utilisateurs et KOLs peuvent également s’opposer au traitement de leurs Données Personnelles à des fins de prospection commerciale, notamment en cliquant sur le lien prévu à cet effet dans les emails de Kolsquare ;

• droit de fournir un testament numérique, c’est-à-dire des directives quant à l’utilisation des données des Utilisateurs et KOLs après leur décès.

Lorsque Kolsquare utilise les Données Personnelles des Utilisateurs et KOLs avec leur consentement, les Utilisateurs et KOLs ont le droit de retirer ce consentement à tout moment, mais cela n'affectera pas la licéité du traitement effectué avant le retrait de ce consentement.

Les Utilisateurs peuvent exercer leurs droits en écrivant à : 

• Kolsquare – service protection des données – 124 rue Réamur – 75002 Paris ; ou 
• privacy@kolsquare.com. 

Enfin, les Utilisateurs et KOLs disposent du droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). 

9. Cookies

9.1 Qu’est-ce qu’un cookies ?

Un cookie est un fichier pouvant être enregistré sur le disque dur de votre terminal lorsque l’Utilisateur consulte le Site. Ces petits fichiers peuvent contenir, par exemple, la langue du navigateur, et les préférences de l’Utilisateur.

Kolsquare peut déposer des cookies sur les terminaux des Utilisateurs afin de leur permettre de naviguer dans des conditions optimales sur le Site et de restaurer leurs préférences lorsqu’ils sont connectés via leur terminal habituel, ou de réaliser des statistiques. 

9.2 Cookies utilisés par Kolsquare via le site

Kolsquare utilise des cookies :

• de navigation, lesquels sont des cookies nécessaires au bon fonctionnement technique du Site car ils permettent d'optimiser l'affichage du contenu depuis chaque terminal et pour appliquer des paramètres de sécurité (cookies « _cfuid »), lequel expire à la fermeture du navigateur par l’Utilisateur ;

• fonctionnels, qui ne sont pas indispensables au bon fonctionnement du Site mais optimisent l’expérience sur le Site en permettant d’adapter les présentations de celui-ci au terminal de l’Utilisateur et en sauvegardant le choix de l’Utilisateur quant au dépôt des cookies. Ce cookie sera conservé pendant un an ;

• analytiques et de mesures d’audience, qui permettent de suivre la navigation des Utilisateurs à des fins d'optimisation. Kolsquare utilise :
• Google Analytics, un service d’analyse de sites internet de Google pour améliorer le fonctionnement du Site. Google Analytics utilise les données collectées, notamment le nombre de visiteurs, la provenance et le détail des pages qui ont été visitées, pour suivre et étudier l’usage du Site, pour préparer les rapports sur les activités. La politique de confidentialité de Google est disponible sous ce lien. Les principaux cookies utilisés sont les suivants :

• HubSpot, dont la politique de confidentialité est disponible sous ce lien :

Les Utilisateurs peuvent accepter ou refuser le dépôt de cookies sur leur terminal grâce au bandeau prévu à cet effet lorsqu’ils se connectent au Site. 

Les Utilisateurs peuvent également, et à tout moment, supprimer les cookies à partir de leur logiciel de navigation et le configurer afin de s’opposer à leur enregistrement.

Kolsquare invite les Utilisateurs à se reporter au fichier d’aide du logiciel de navigation pour établir la configuration appropriée. La navigation sur le Site sans acceptation des cookies pourra être dégradée.

9.3 Données de trafic

Les données de trafic sont générées lorsque que le terminal des Utilisateurs est connecté à l’internet et au Site.

Ces données peuvent être utilisées dans un but statistique afin de procéder à des analyses de fréquentation du Site et de l’améliorer en l’adaptant aux besoins des Utilisateurs. Les données de trafic ne sont jamais exploitées nominativement par Kolsquare.

10. Partage de données avec Google 

L'utilisation et le transfert par Kolsquare à toute autre application des informations provenant des APIs de Google seront conformes aux règles relatives aux données des utilisateurs des services API de Google, y compris aux Conditions d'utilisation limitées.

11. Modifications

Nous pouvons modifier à tout moment la présente politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, nous vous tiendrons informé(e) de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.